在庫管理とは？目的や重要性、効率良く行う方法をわかりやすく解説

在庫管理は日本の産業製品に関する規格を定義した日本産業規格（JIS）で、以下のように定義されています。

（引用：日本産業標準調査会）

簡単に言うと、在庫管理とは「商品や資材などを必要な数量をいつでも供給できるよう、適切な在庫数を管理すること」です。ここで述べる在庫とは、以下のようなものを表します。

• 商品を作るための部品
• 製造途中の商品（仕掛品や半製品）
• 完成品

在庫は現金化でき、決算でも資産として計上されます。つまり、在庫管理は「会社の資産である物品を管理すること」とも言えます。在庫管理は自社だけでなく、供給先や融資・投資する金融機関などあらゆるステークホルダーに影響するため非常に重要な業務です。

倉庫管理との違い

在庫管理と似た用語に「倉庫管理」があります。倉庫管理とは「倉庫内で行われる業務の管理全般」のことです。在庫管理との違いを表にまとめました。下記のように「モノ」に着目しているのが在庫管理で、「業務」に着目しているのが倉庫管理です。

在庫管理は在庫が過不足なく、最低限の数量に抑える「適正在庫」の状態にすることが目的です。在庫が多すぎたり少なすぎたりすると、自社の利益損失につながるため適量にすることが望まれます。

たとえば、在庫が不足しているときに消費者から注文があった場合、商品をすぐに発送できません。結果、発送までの期間を待たせてしまうことになり、注文キャンセルの発生や顧客満足度の低下につながります。

反対に商品を多く仕入れすぎてしまうと在庫が余り、経年変化によって商品価値が落ちるため現金化ができなくなる場合もあります。
上記のように在庫の過不足は自社の経営にも関わるため、在庫管理による適正在庫の運用が必要です。

自社や取引先の利益に影響が出るため、在庫管理は非常に重要です。
たとえば、商品を多く仕入れすぎてしまい長期間売れ残ってしまうと、商品価値が低下して不良在庫となり、廃棄処理や評価損の計上が必要になります。

在庫が決算に与える影響額が大きい場合は融資先からの信頼も低くなり、次年度の資金調達が難しくなる可能性もあります。
上記のように在庫を正しく把握することは、取引先や金融機関への信頼に大きく関わるため、在庫管理は経営をする上で欠かせない業務です。

在庫管理をするメリットとして、以下の７つがあります。

• 生産性が向上する
• 余剰在庫を削減できる
• 欠品を削減できる
• 品質が安定する
• 保管スペースが生まれる
• キャッシュフロー改善につながる

生産性が向上する

適切に在庫管理をすることで「何がどこにあるか」を担当者全員が把握でき、生産性が向上します。たとえば、商品や資材毎の保管場所が正確に決まっていることで、スムーズな入荷・入庫処理ができます。

出荷する場合も同様で、保管場所が明確になっていることで、スムーズなピッキング作業が可能です。業務効率化によって担当者の作業時間を削減できるため、人件費や光熱費などのコスト削減にもつながります。

余剰在庫を削減できる

在庫管理で適正な在庫数を明確にすることで余剰在庫を減らせます。
余剰在庫によって商品が売れ残ってしまうと商品価値のない不良在庫となるため、経営に悪影響を及ぼします。売れ残った在庫を廃棄する場合、商品によっては廃棄業者に依頼する必要があるため、不良在庫による資産損失だけでなく廃棄コストも発生します。

欠品を削減できる

在庫不足による機会損失を防げるのも在庫管理のメリットです。
欠品状態では消費者に商品を届けることができないため、販売機会の損失につながります。
その間に消費者が競合店舗で商品を購入する可能性があるため、売上に影響を及ぼしかねません。在庫管理を適切にすることで欠品のリスクも防げるため、機会損失の防止に効果があります。

品質が安定する

在庫管理によって入荷日や保管期間を細かく把握することで、経年劣化した商品の流出を防止でき、品質の良い商品を供給できるようになります。

特に賞味期限や消費期限のある商品では、期限の近い商品を供給してしまうことによってクレームの発生や信頼性の低下につながりかねません。品質の低い商品を流出させないためにも、在庫管理による入荷日・保管期間の把握が重要です。

保管スペースが生まれる

在庫管理によって余剰在庫を削減することで保管スペースを確保することができ、イレギュラーな入庫が発生した際でも対応できるようになります。
保管スペースに余裕が生まれることで新商品の仕入れが可能になり、売上アップにもつながります。保管スペースを増やすために倉庫を借りる必要もなくなるため、コスト削減も可能です。

キャッシュフロー改善につながる

在庫管理によって余剰在庫が抑制され、過剰なコスト流出を防ぐことができます。
大量に在庫を抱えると利益を生み出すことができない上に、在庫管理にかかるコストが発生します。余剰在庫が不良在庫になると資産減少によりキャッシュフローが悪化し、最悪の場合、黒字倒産の原因につながりかねません。

このような事態を防ぐ対策として、適正在庫を目的とした在庫管理が有効です。余剰在庫によるコスト削減によってキャッシュフローが改善し、健全な経営ができます。

在庫管理は生産性向上やキャッシュフローの改善などさまざまなメリットがありますが、適切な在庫管理は簡単ではありません。理由として以下の３つの課題が挙げられます。

• 適正在庫の把握が難しい
• 在庫の記録ミスが起きやすい
• 属人化しやすい

適正在庫の把握が難しい

適正在庫の求め方には様々な計算方法や考え方があり、求め方によってその数値も変わってきます。入荷や出荷のタイミング、販売データの分析、需要予測など、指標とするデータも様々です。何度もPDCAサイクルを回し過不足のない在庫数を論理的に推定することで、適正在庫を算出する精度が向上します。

在庫の記録ミスが起きやすい

余剰在庫や欠品が発生する一因として、在庫管理データが正確でないことが挙げられます。
たとえば、Excelで管理していると入荷や出荷の帳票データを手動で入力する必要があり、入力ミスや転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすくなります。

その結果、実在庫と理論在庫にズレが生じて在庫数を正しく把握できなくなります。ヒューマンエラーをなくして適正在庫を実現するためには、データ入力の自動化が必要です。

属人化しやすい

在庫管理を特定の担当者だけに任せていると、属人化して在庫の保管場所や管理ルールが一部の人にしかわからない状態になります。「この商品はこの担当者にしかわからない」という事態が起きると、その担当者が不在になった場合に現場では混乱が発生します。

また、同じ商品でも担当者によって保管場所が異なるケースもあり、実際は商品があるのに欠品だと判断してしまうミスにもつながります。属人化を防ぐためにも、在庫管理のルールを可視化していく必要があります。

在庫管理の課題を解決する方法や、管理を効率的に行う方法として、以下の５つがあります。

• 在庫管理のルール・マニュアル作成
• ロケーション管理の実施
• 先入れ先出しを意識
• 在庫管理システムの導入
• 在庫管理業務のアウトソーシング

自社の在庫管理業務の改善につながるので、ぜひ参考にしてみてください。

在庫管理のルール・マニュアル作成

在庫管理のルールを明確化することで全員の管理方法を統一できます。
商品の保管場所や管理方法を決めることで商品を探す時間を減らせます。

在庫管理のルールが決まったらマニュアルを作成します。マニュアルを作ることで管理方法の統一化を図ることができるため、属人化を防ぐことができます。新しいスタッフが在庫管理を担当者になった場合も、マニュアルを見て作業を覚えられるので、人材育成のスピードを高められます

ロケーション管理の実施

ロケーション管理とは、在庫の保管場所に住所のような位置情報を設定して在庫を管理する方法です。商品を置くパレットや棚に番号やIDを付けることで、商品がどこにあるかを把握しやすくなります。

たとえば、Aという番号を付けた棚の上から３段目に商品があることを「A-３にある」と伝えることで、商品の所在地を簡単に把握できます。商品を探す手間を省けるためスムーズなピッキングが可能です。ロケーション管理には商品ごとに保管場所を決める「固定ロケーション」と空いている場所に保管する「フリーロケーション」があります。

先入れ先出しを意識

入荷日時の古い順から出荷することを「先入れ先出し」といいます。
先入れ先出しをすることで在庫の長期保管による品質低下を防げるため、不良在庫による損失を減らすことができます。

先入れ先出しを徹底するには入荷日の古い在庫をピッキングしやすくすることが大切です。スーパーやコンビニのように、手前に賞味期限や消費期限の早い商品を置くことで、商品の廃棄ロスを防げます。また、入荷日を明記したタグを商品に貼って、日付を目視しやすくすることも先入れ先出しの徹底につながります。

在庫管理システムの導入

在庫管理システムを導入することで入荷や出荷などの情報を自動入力でき、適正在庫を実現できます。在庫管理システムには、バーコードやQRコードによって管理できるシステムがあります。専用の機械で読み取ることでシステムに在庫数や保管場所情報を自動で登録することができるため、入力ミスを減らせます。

また、欠品のリスクがあると自動発注をしてくれるシステムもあります。在庫管理システムによって効率良く正確に在庫を把握できるため、生産性が向上します。

在庫管理業務のアウトソーシング

細かな在庫管理に工数やコストをかけられない場合、在庫管理を物流代行会社にアウトソーシングする方法があります。
アウトソーシングによって自社で在庫管理をする必要がなくなるため、人材不足の解消やコア業務への集中が可能になります。サービス品質の高い物流代行会社では適正在庫の提案も行うため、物流コストの最適化にもつながります。

在庫管理で適正在庫を保つことによって、生産性の向上やキャッシュフローの改善につながることがわかりました。作業マニュアルの作成や在庫管理システムを導入することで効率的に在庫管理ができるので、ぜひ試してみてください。

自社で在庫管理が難しい場合、アウトソーシングすることも検討してみましょう。物流のプロが在庫管理することで適正在庫を維持できるほか、物流コストの最適化や顧客満足度の向上にもつながります。ぜひお気軽にお問い合わせください。

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