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360通販note
EC物流 サービス紹介

ECの発送代行サービスを詳しく解説/業務委託を考える際に大切な6つのポイント

発送代行サービスとは

発送代行サービスとは何をしてくれるサービス?利用するメリットとは?
EC通販・ネットショップの担当者が知っておくべきポイントを解説

近年のECシフト加速やEC通販事業の拡大に伴い、バックヤードを支える大きな柱となる業務が商品の発送業務です。発送業務を自社で行っている場合、事業規模の拡大によって発送件数が増えてくると、1日の大半を発送業務が占めることもあるため、その結果、EC通販・ネットショップのコア業務(商品開発・キャンペーン企画等)が疎かになってしまう事業者も少なくありません。

このような課題解決に、発送代行サービスの利用は極めて有効ですが、
「どこまでの発送業務を委託できるのか?」「失敗しない委託先を選ぶポイントは?」
など、初めて業務委託を検討するEC通販事業者にとって、知りたい事がたくさんあるのではないでしょうか。

そこで本記事では、EC通販事業者が発送代行サービスを利用するメリットや、委託できる業務範囲について詳しく解説します。信頼できる委託先を選ぶためのポイントも纏めましたので、ぜひ最後までご覧ください。

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ECの発送代行サービスとは?

発送代行とは、主にEC通販・ネットショップ等で購入された商品の発送に関わるさまざまな業務を、専門業者に委託することをいいます。
発送に関わる業務とは、入荷や検品、商品保管、在庫管理、ピッキング、梱包、資材準備など多岐にわたります。商品違いや破損、在庫差異や遅延などのトラブルを起こさないように、細やかな対応が必要になるため、手間もコストもかかります。

スクロール360の発送代行サービス概要図 当社スクロール360の発送代行サービス 概要図

発送代行サービスとは、これらの業務を外部の専門業者に委託することができるサービスで、EC通販事業者側の業務負担を大幅に減らすことができる点が大きな特徴です。EC通販・ネットショップの需要が高まり、発送代行サービスの利用を検討するEC通販事業者は年々増加しています。

ECの発送代行サービスを検討するタイミング

EC通販・ネットショップの運営において、自社で対応している発送業務の外部委託を検討するタイミングとは、いったいいつなのでしょうか?
発送代行サービスの利用には、もちろん費用が発生しますので事業規模の大きさによっては、外部委託せずに自社で対応した方が良い場合もありますが、例えば、下記のように「発送業務が事業を圧迫しているな」と感じたら、発送代行サービス利用の検討を始めることをおすすめしています。

発送業務の圧迫と品質の低下

自社ショップが軌道に乗り商品の注文が増えてくると、発送業務にかかる時間も増えてくるという、新たな局面が生じます。上記で述べたように、商品の発送業務には細やかな対応が必要になるほか、スピーディーな対応も求められるため、商品の注文が増えれば増えるほど作業が煩雑化してしまい、その結果、商品ブランドやサービス品質の低下を招いてしまうというリスクも発生します。

  • 発送が間に合わないことがある
  • 業務量は増えたが人手が足りない
  • 作業が煩雑になり、最近発送ミスが増えてきた

上記のような状況が継続している場合は、できるだけ早く発送代行サービスを検討すべきでしょう。また、発送件数が増えるに連れて、コストや人件費が明らかに増加している場合も注意が必要です。発送代行サービスを利用することで、コストを抑えられるケースもあります。

発送業務の負担増によるコア業務の低下

発送業務の負担が増え、対応ばかりに追われてくると、EC通販・ネットショップの運営において、本来力を注ぐべき販促企画・商品開発などのコア業務が疎かになってしまいます。
自社で行う発送業務が事業成長を妨げている可能性も否定できませんので、事業拡大を目指すタイミングで発送代行サービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

発送代行サービスに委託できるEC業務の範囲

発送代行サービスを利用することで、委託できるEC通販・ネットショップ業務の範囲を、6つの工程に分けてご案内します。

発送代行サービスに委託できる範囲イメージ
  • 入荷・入庫業務
  • 商品保管・在庫管理
  • 物流加工・流通加工
  • 検収・検品
  • 出荷業務
  • 返品業務

サービスを提供する専門業者によって委託可能な業務範囲は異なりますので、委託検討時には明確に業務範囲を確認することが重要です。

入荷・入庫業務(工程1)

入荷・入庫は、それぞれ下記のような業務を指します。

  • 入荷:物流倉庫に届いた商品を受け入れる業務(入庫の前工程)
  • 入庫:入荷した商品を決められた保管場所(ロケーション)へ移し、在庫計上する業務

入荷・入庫業務は、その後の在庫管理や出荷業務において、大変重要な工程です。
例えば、入庫時に誤った保管場所(ロケーション)に商品を格納してしまったり、誤った商品名で在庫計上してしまったりすると、その後の誤出荷といったミスにつながる可能性があるため、精度の高さが求められます。さらに入荷時には、正確な在庫管理と品質担保のために重要な検品・検収業務も行います。詳しくは工程4でご案内します。

発送代行サービスの専門業者では、主にハンディターミナルなど倉庫管理システム(以下、WMS)を用いて効率化している企業がほとんどです。

商品保管・在庫管理(工程2)

商品に適した方法で、保管・在庫管理を行います。
先入れ先出しの徹底と作業効率を考慮したロケーションを組むことがポイントです。温度管理が必要になる商品の場合は、該当する温度帯(常温、定温、冷蔵、冷凍)に対応可能な発送代行サービスを選ぶことが必須です。
食品や医薬品などを取り扱う場合は、賞味期限や使用期限、ロット番号など、商品特有のルールに沿った在庫管理を行います。

発送代行サービスの専門業者では、「入出庫管理」「返品管理」「棚卸」などの業務を通じて、最適な保管効率、在庫状態を保てるようにWMSを用いて管理しています。

物流加工・流通加工(工程3)

物流加工や流通加工は、それぞれ下記のような業務を指します。

  • 物流加工:値札貼り、ラベル貼り、タグ付け、セット組み、付属品添付 など
  • 流通加工:裾上げ、裄丈直し、刺繍(名入れ)、ボタン付け、カット加工 など

特にファッション・アパレル関連の商品を取り扱っている場合は、商品に付加価値を付けて販売することができる魅力的な業務ですが、これらを発送業務と並行して自社で対応することは難しいのではないでしょうか。

発送代行サービスの場合も、下記のように対応範囲が分かれます。

  1. 発送業務と並行して、物流加工や流通加工の対応が可能な委託先
  2. 発送業務のみ対応可能な委託先(物流加工や流通加工は別会社へ委託)

上記1.の場合も、対応可能な加工業務の範囲は委託先によって異なります。そのため、物流加工や流通加工を検討する際には、事前に対応範囲を確認しておくことが重要です。

検収・検品(工程4)

工程1の入荷時に検収と検品、工程5の出荷時に検品を行います。それぞれ下記のような業務を指します。

  • 入荷検収:商品の数量を確認します。ピース検収とケース検収の2通りがあります。
  • 入荷検品:商品の品質を確認します。効率化の観点から、抜き取り検品を行う場合もあります。
  • 出荷検品:梱包前にピッキングミスがないかどうかチェックし、商品の品質を確認します。

EC通販・ネットショップの運営において、ブランドイメージや顧客満足度に直結する非常に重要な工程です。発送代行サービスの専門業者では、目視や手作業での確認作業と並行して、バーコードとハンディターミナルなどを用いて効率化している企業がほとんどです。

出荷業務(工程5)

発送代行サービスにおける出荷業務には下記のような工程が含まれます。

  • データ取り込み:出荷指示データをWMSへ取り込み、出荷登録をする作業
  • 在庫引き当て:WMS上で在庫に対して出荷予約する作業
  • ピッキング:出荷指示(ピッキングリスト)を基に、該当商品を必要な数だけ集める作業
  • 検品:梱包前に検品する作業(工程4でご案内)
  • 梱包:指定された適切な箱や資材で、商品を梱包する作業
  • 配送業者へ引き渡し:梱包した商品を配送業者に受け渡す作業

出荷指示を受けた商品を必要な数だけ集めて検品し、適切なサイズの梱包資材を用いて梱包します。ニーズに合わせて、ギフトラッピングや販促物同梱も行います。
発送代行サービスの専門業者では、ミスを減らし、効率良くピッキングや検品を行うために、ハンディターミナルを用いて効率化をしている企業がほとんどです。

返品業務(工程6)

商品の不良や注文間違い、交換希望があった際などに、返品・交換(再発送)業務が発生します。購入側の都合によるものから販売側のミスによるものまで、返品が発生する理由は様々ですが、ブランドイメージや信頼を損なわないためにも、迅速な対応が必要とされます。

発送代行サービスの委託先によって対応可否は異なりますが、上記の返品業務とは別に、返品された商品を検品・分類し、再利用可能であれば返品再生業務も行うことができるサービスもあります。

発送代行サービスを利用する4つのメリット

EC通販・ネットショップの運営において、発送業務を外部の専門業者に委託する主なメリットを4つご案内します。

  1. 自社で在庫を保管する必要がなくなる
  2. コア業務に専念できる
  3. 発送の品質が安定する
  4. 発送に関わるトータルコストが削減できる

「今が発送代行サービスを検討するタイミング!」だとお考えの事業者の皆さまには、抱えている課題の解決につながるメリットが含まれているかどうか、ぜひ最後までお読みください。

1. 自社で在庫を保管する必要がなくなる

発送代行のメリット(在庫保管)

発送代行サービスを利用することで、自社内に在庫を置く必要がなくなり、保管スペースが不要になることがメリットです。

自社倉庫を保有している場合は他の用途で有効活用することが可能になります。倉庫を借りている場合は賃料の削減につながります。また、発送代行サービスの専門業者では、保管場所の拡張が可能で、在庫管理もシステム化されているため、新商品など、取り扱い商品の追加にも柔軟に対応することが可能です。

2. コア業務に専念できる

発送代行のメリット(コア業務に集中)

発送業務の負担が多くなればなるほど、コア業務(商品開発・販促・キャンペーン企画等)が疎かになってしまう傾向があります。

発送代行サービスを利用することで、発送業務をメインに行っていた自社の人員もコア業務に注力できるようになり、時間も確保しやすくなるため売上の向上も期待できることがメリットです。将来的な事業拡大を見据えて、外部委託が難しい重要な業務に専念するためにも、できる限り発送業務に関わる時間は削減したい部分です。

3. 発送品質が向上・安定する

発送代行のメリット(品質向上)

EC通販・ネットショップの運営において、発送遅延や発送ミスなど、たった一度の過失によって顧客からの信頼を大きく損なう可能性があります。

発送代行サービスを利用し専門知識のある業者に委託することで、品質が向上し安定できることがメリットです。専門業者には、これまで培ってきた経験や実績をもとにした、人的ミスを最小限に抑えるための知恵や、一時的な大量注文による出荷波動に対応できるノウハウのほか、発送品質を向上させる技術を併せ持っているため、リピート率のアップや顧客満足度の向上も期待できるメリットがあります。

4. 発送に関わるトータルコストが削減できる

発送代行のメリット(コスト削減)

発送代行サービスを利用することで、人件費も含め、発送に関わるトータルコストの削減ができることがメリットです。

例えば、自社で発送業務を行う場合は、閑散期や繁忙期に関係なく従業員の数だけ一定の人件費がかかり、更に人員が必要になった場合は、求人広告や面接などの採用コストも必要になります。発送代行サービスの専門業者では、発送件数に合わせた人員配置ができるため、自社の人件費を削減することで結果的にコスト削減につながる可能性があります。

発送代行サービスの選び方、5つのポイント

発送代行サービスの専門業者によって、サービス内容や対応範囲が異なります。
期待する効果を得られるように、こちらでは発送代行業者を選ぶ際に、気を付けておきたいポイント5つをご案内します。

  1. 発送業務の対応範囲を確認する
  2. 見積もりは同じ条件に合わせて比較する
  3. 連携を密にできるかどうか確認する
  4. 保管環境や実績を確認する
  5. システム連携が問題ないか確認する

自社商品を安心して任せられる委託先を選びましょう。

1. 発送業務の対応範囲を確認する

発送代行サービスの専門業者によって、委託できる業務範囲が異なります。
例えば、物流加工や流通加工、ギフト対応などの業務を委託したい場合は、委託先に対応できるかどうかを確認することが重要です。

今まで自社で、購入者に合わせた非常に細やかな対応をされていた場合は、発送代行サービスを利用することで、実現できなくなる可能性があることも、十分理解しなければなりません。委託したい業務を優先度と合わせて洗い出しておき、対応範囲を確認することがポイントです。土日出荷の可否や繁忙期の対応なども確認できると安心です。

2. 見積もりは同じ条件に合わせて比較する

発送代行サービスの見積もりの算出方法は、委託先によってさまざまで「作業一式で出す方法」と「明細単位で出す方法」の大きく2つに分かれます。そのため、見積もりを比較する際は、同じ条件に直して比較することがポイントです。

費用の総額だけを見るのではなく、各作業内容に付随する費用を細かく算出して比較検討することや、希望する条件にどこまで対応してもらえるのかも、比較するうえで重要なポイントです。

3. 連携を密にできるかどうか確認する

発送代行サービスを利用すると、自社で発送業務を行わなくなるため、商品の流れをリアルタイムで把握することが難しくなります。そのため、細やかな情報共有と密な連携ができる委託先を選びましょう。自社で発送業務を行わなくなると、ノウハウが社内に蓄積されません。将来的に自社で発送業務を再開する可能性も念頭におき、完全に丸投げしている状態にならないことが大切です。

当社の場合は、日々のやりとり方法や定期的なミーティング開催のご提案をしていますが、発送代行サービス利用時のサポート体制や連携方法はしっかり確認しておくことがポイントです。

4. 保管環境や実績を確認する

利用検討時に候補にあげた、複数の発送代行サービスの絞り込みがある程度進んできた段階で、委託検討先の物流倉庫に直接足を運び、保管環境を視察しておくことをお勧めしています。どのような設備を利用しているのか、整理整頓はできているのか、温度管理は適切かどうか、倉庫で作業するスタッフの雰囲気はどうかなど、安心して任せられる環境が整っているか実際に見ておきましょう。

また、発送代行サービスの専門業者によっては、得意な商材・不得意な商材がある可能性もあるため、自社商品と同じ商材の取り扱い実績があるかどうかなど、過去実績を確認しておくことも大切なポイントです。

5. システム連携が問題ないか確認する

発送代行サービスの専門業者のほとんどは、WMSを利用して物流倉庫内での商品管理や発送業務を行っていますが、利用しているWMSの種類は代行業者によって異なります。現在、自社で利用している受注管理システムやECカートシステムなどと問題なく連携できるかどうか確認しておきましょう。

システム連携は購入者の個人情報の取り扱いにも大きく関わりますので、EC通販・ネットショップ運営において大変重要なポイントです。管理方法なども合わせて確認しておきましょう。

スクロール360の発送代行サービスとは

スクロール360の発送代行サービス

当社スクロール360の発送代行サービスは、上記でご案内した「発送代行サービスに委託できるEC業務の範囲」の業務を、ただ単純に遂行するのではなく、常に顧客視点を考えた付加価値をご提供できるサービスとして展開しています。

顧客体験の向上、CRMで差別化をはかる

顔の見えないEC通販・ネットショップにおいて、商品が届いた瞬間こそ、顧客とのコミュニケーションがはかれる唯一のタイミングです。

当社の発送代行サービスでは自動化するだけでなく、手作業だからこそできること(手作業しかできないこと)も、他社との差別化をはかるための付加価値としてご提案しています。
「ギフトラッピング画像を梱包前に撮影」「購入者1人ひとりに合わせた販促物同梱」など、これらはほんの一例ですが、当社では「おもてなし物流」と称して実践しています。

事業者さまと併走、事業成長に合わせたサポート

EC通販・ネットショップ事業の拡大においては、綿密に計画を立てて慎重に進めなければなりません。将来的な成長・事業拡大を視野に発送代行サービスの利用を検討される場合は、発送の実業務のみならず、ロジスティクス戦略施策の相談やサポートが可能な当社にお任せいただくことで、課題を解決しながら事業成長へと導きます。

まとめ:発送代行サービスの利用でEC運営体制の強化へ

いかがでしたか。
EC通販・ネットショップの需要は、今後もさらに高まることが予測されます。発送業務が事業成長を圧迫している要因になりそうなタイミングで発送代行サービスの利用を検討し、需要の拡大に備えましょう。検討の際には、まずは自社の課題や要望を洗い出し、委託する業務や優先度、改善したい課題を明確にするところから始めてみましょう。

当社は、顧客起点を大切に、あらゆる現場経験を重ねて積み上げられた豊富な知見をもとに、事業者様の事業成長を全力でサポートいたします。発送業務に関するお悩みやお困りごとがありましたら、お気軽にご相談ください。

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