販売管理とは？目的や業務の流れ、システム導入のメリットを解説

販売管理とは、企業の販売活動におけるモノの流れ・お金の流れを管理することです。
具体的には「何を・誰に・いつ・どこで・いくつ・いくらで」販売したのかという商品の流れを可視化したり、商品の代金請求・回収の状況を可視化したりすることで、販売活動の状況を管理します。

販売管理は仕入取引から自社商品の出荷まで広範囲に及び、販売活動の全般に関わります。
販売管理と似ている言葉で「購買管理」がありますが、これは企業の仕入取引に関わるモノの流れ・お金の流れを管理することを指します。販売管理とは、購買管理を含めた幅広い管理のことです。

販売管理を行う目的

モノの流れ・お金の流れを把握する販売管理は、企業にとって重要な業務です。
具体的に販売管理を行う目的としては、以下の通りです。

• 収支状況を可視化する
• 販売戦略に活用する
• 顧客満足度を向上させる

収支状況を可視化する

商品がいつ、誰に、いくら売れたのか、販売代金の回収が済んでいるか、などの情報を管理することで、商品の収支状況を可視化することができます。

商品ごとの損益状況を把握できると、今後、資本を投資すべき商品・サービスがどれなのか、費用対効果が低くて改善が必要な事業はどれなのか、といったことが分かり、利益を向上させるために必要な施策を打ちやすくなります。このように、現状の収支状況を可視化して利益向上につなげることが、販売管理の重要な目的です。

販売戦略に活用する

商品ごとの販売実績や販売時期のデータを一元管理しておくことで、販売予想と販売実績の数値を把握できるだけでなく、商品販売のトレンドをおさえることもできます。

たとえば、春先に販売数量が増える商品ということが分かれば、それより数ヶ月前から広告・販促活動を積極的に行うことが効果的だと判断できます。このように、データを販売戦略に活用することが販売管理の重要な目的のひとつです。

顧客満足度を向上させる

販売管理によって、契約書・領収書などの書類を一元管理しておくことで、顧客との取引状況を瞬時に把握してスピーディーな対応につなげることができます。また、顧客との取引で必要な書類・商品・納期なども一元管理できるため、対応の抜け漏れを防ぐことが可能です。

販売活動において、顧客との取引をスピーディーかつ適切に行うことにより、顧客との信頼関係を構築できます。このように、取引情報の管理を徹底でき、顧客満足度を向上させることも販売管理の目的のひとつです。

販売管理は、以下の５つに分けられます。企業の事業内容（個人向けに商品を提供しているか、法人向けに商品を提供しているか）によって管理項目は異なりますが、ここでは、販売管理業務の流れを網羅的にご案内します。

仕入管理

仕入管理とは、商品製造に必要な資材の調達についてのやり取りを管理することです。具体的には仕入先との間でやり取りする見積り内容・発注内容・納品内容・請求内容を管理します。仕入管理を徹底することで、発注書で定めた納期までに発注した商品・サービスが納品されていないという場合にその事態に気づきやすく、迅速に取引先に確認することが可能です。

受注管理

受注管理とは、企業が顧客から商品・サービスを受注するまでのやり取りを管理することです。まず、顧客からの購入希望の商品について見積書を作成し、価格・納期・納品条件などを提示します。見積内容に顧客側が合意できたら、契約を締結し、社内で受注処理を行います。

受注管理を徹底することで、過去の顧客取引内容と比較して、見積り時点での価格・納期・納品内容などが、妥当かどうかを確認しやすくなります。

在庫管理

在庫管理とは、受注から出荷するまでの商品管理のことです。顧客に適切なタイミングで商品を届けるため、正確な在庫数量を常に把握しておきます。在庫管理を徹底することで、在庫不足で商品を出荷できない事態を避けることができます。また、過剰在庫の場合は売れ残りの問題が発生するため、適正な数量に調整することも重要です。

出荷管理

出荷管理とは、倉庫に保管されている商品の出荷業務を管理することです。受注内容にもとづいて、品番・個数に間違いがないかを確認し、配送業者を通じて顧客に商品を発送します。
その後、顧客から納品伝票・受領証にサインをもらい、社内で納品処理を行います。

出荷管理を徹底することで、納期までに顧客に商品が届かない事態を避けることができます。顧客からの信用を維持するために、納期を含めた出荷情報を管理することは重要です。

請求管理

請求管理とは、顧客が支払いを行うまでの一連の取引を管理することです。商品が納品済みであることを確認した後、支払い金額・支払い期日などを記載した請求書を顧客に送付し、入金状況を確認します。

請求管理を徹底することで、支払い期日までに入金が確認できていないケースがないかを把握できます。入金されていない場合は顧客に対応を依頼し、売掛金を確実に回収することが重要です。

前述の通り、販売管理業務は多岐にわたるため、手作業よりもシステムの導入によって一元管理をすることをおすすめします。ここでは販売管理システムの導入によって得られる３つのメリットについて解説します。

業務を効率化できる

販売データを一元管理できる販売管理システムを導入することで、いつでも商品情報・取引情報にアクセスできるため、業務効率化につながります。

一元管理せずに個別で管理していると、商品や取引の最新情報を各担当部署へ都度依頼する必要がでてきます。販売管理システムを導入することで、リアルタイムで商品や取引の情報を入手することが可能となるため、確認の手間が省けます。

ヒューマンエラーを防止できる

販売管理システムを導入することで、それまで手作業で行っていた多くの業務を自動化できるため、ヒューマンエラーを防止することにつながります。これまで販売数・受注数・在庫数などの多くの項目を手動で管理し、ヒューマンエラーが多く発生している場合は、販売管理システムの導入により業務品質が向上します。

販売戦略を立てやすい

販売管理システムで商品情報を一元管理できるようになると、データ分析による販売戦略も可能となります。たとえば、季節ごとの商品の売り上げの変動・売れ筋の商品などを分析することが可能となり、分析結果をもとに、どの時期に、どのターゲット層に商品を訴求するかといった販売戦略を立てることができ、ターゲット層へのPRを効率的に行うことができます。

続いて、どのような基準で販売管理システムを選定すれば良いのかについて解説します。
販売管理システムの選定ポイントは、下記の3点です。

業務内容にマッチしているかどうか

販売管理システムを選定する際、自社の業務内容に導入予定のシステムがマッチしているかを確認することがポイントです。現在は各業界に特化した販売管理システムも多く存在し、自社と同じ業種で導入事例がある製品を検討してみましょう。

たとえば、EC通販事業者の場合は、仕入れから製造、在庫管理、販売、出荷までを一元管理できるシステムを導入することで、商品の流れを網羅的に管理できることが重要です。
最近では会計システムと連携した販売管理システムや、POSシステムと連携した販売管理システムなど、多様な機能を持つ製品も登場しています。

自社の販売管理においてどのような機能が必要かを整理し、業務内容に合った販売管理システムを導入しましょう。

導入コストや時期が妥当かどうか

販売管理システムを選定する際は、導入コスト・時期の妥当性を検討することもポイントです。オリジナル仕様のソフトウェアをフルオーダーで開発する場合、自社の業務フローに合わせた販売管理システムを構築できますが、初期導入費用が高額となる傾向があります。

また、システム要件を決めてから実装が終わるまでに時間がかかるため、導入開始時期までのスケジュールには余裕をもっておくことが必要です。

一方で、パッケージ製品はカスタマイズがほとんどできないものの、フルオーダーの場合と比較して、導入コストが安い・導入までが早いというメリットがあります。導入時期・導入コスト・費用対効果を加味して、自社の条件に合った販売管理システムを導入しましょう。

サポートが充実しているかどうか

販売管理システムを選定する際は、導入後のサポートが充実しているかも重要なポイントです。どんなシステムでも障害が起こる可能性はゼロではありません。仮に不具合が生じた際に、システム提供側の迅速なサポートが受けられないと、復旧までのスピードが遅くなり、販売管理システムを使う業務がストップしてしまいます。

顧客との取引ができない状態が長く続くと、機械損失を招くだけでなく、信用を失うことにもつながりかねません。そのため、販売管理システムの選定時には「電話問い合わせは可能か」「サポートは土日・祝日も稼働しているか」などのサポート体制をしっかり確認しましょう。

販売管理によって企業内のモノの流れ・お金の流れを一元管理することは、事業の収支状況を把握するだけでなく、販売戦略を立て、顧客との取引を適切に行う上で大変重要です。
効率的な販売管理をするためには、販売データを一元管理できる販売管理システムの導入をおすすめします。

当社では、EC通販における受注管理・在庫管理・出荷管理などのサポートもしております。お困りのことがありましたら、お気軽にご相談ください。

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