在庫管理表で業務効率化！おすすめ無料テンプレートや作り方を紹介

在庫管理表とは、商品の数や保管場所、出庫・入庫の履歴などを一覧で管理できる表です。

紙やメモで記録していると起こりやすいミスを防ぎ、在庫の流れを見える形に整えることで、業務のムダやロスを減らすことができます。

スクロール360では、すぐに使える在庫管理表のExcelテンプレート（.xlsx形式）を無料で配布しています。

登録は不要で、数クリックで簡単にダウンロードが可能です。テンプレートはシンプルな構成で、エクセルの基本操作ができれば誰でもすぐに使い始められます。

見やすさや使いやすさを重視して設計されているため、在庫管理が初めての方にも安心です。まずは無料テンプレートを活用して、在庫管理の第一歩を踏み出してみてください。

適切な在庫管理のためには、ただ在庫管理表を作ればよいわけではありません。誰が見ても在庫状況を把握できるように、見やすく、記入しやすいものにする必要があります。

• 情報を明確化する
• 在庫プロセスを明確化する
• 在庫の場所を記録する
• 見た目を統一し、わかりやすく書く

そのためには、上記4点を押さえることが必要です。

情報を明確化する

在庫管理表を作成する際には、漠然と情報を記録するのではなく、

• いつ(入庫日、出庫日)
• 何が(商品名、商品コード)
• どれくらい(数量)

の3点の明確化を意識しましょう。

特に、製造年月日や消費期限の管理が品質に直結するような原材料や商品は、「いつ入庫したのか」を明確に記録し「いつまで保管しておけるのか」の把握が重要です。

「いつ」「何が」「どれくらい」の３つの情報を在庫管理表に記入はもちろん、記入するタイミングも決めておくと漏れがなくなります。

在庫プロセスを明確化する

在庫には「入庫」「出庫」「保管」のプロセスがあります。

• 「いくつ入れたか」
• 「いくつ出したか」
• 「今、いくつあるのか」

が正確に把握できるように、商品の３つのプロセスも記録しておかなければなりません。

在庫の場所を記録する

商品の場所が移動する場合、「いつ」「何が」「どれくらい」とあわせて、「どこに（場所）」の記録も重要です。

どこからどこに、何がいくつ移ったのかを継続的に記録することで、倉庫内での商品探しに割かなければならない時間が削減できます。

見た目を統一し、わかりやすく書く

せっかく在庫管理表を作っても、作成者にしかわからない書き方だったり、表ごとに内容や項目の順番にばらつきがあったりすると、使い勝手が悪く利用率が上がりません。

書くべき情報に漏れがないことはもちろん、見た目の統一感やわかりやすさも意識しましょう。

エクセルやスプレッドシートで在庫管理表を作るメリットは、大きく分けて次の2つです。

• 自社に合わせたレイアウトで自由に設計できる
• 費用をかけずに今すぐ始められる

また、関数を使えば自動で集計できるため、手作業によるミスを減らせます。

パソコンに慣れていない人でも基本的な使い方さえ知っていれば十分です。ここからは、エクセルとスプレッドシートそれぞれのメリットを詳しく紹介します。

エクセルのメリット

エクセルのメリットは、主に以下2点です。

• 導入や操作にかかるコストをおさえられる
• 自由にカスタマイズできる

たとえば、商品の出入りを入力するだけで在庫数が自動で計算される仕組みも作れます。関数を使えば、合計や差分の算出、在庫が一定数を下回ったときの通知なども設定可能です。

また、印刷しやすいフォーマットに整えられるので、紙の在庫表としても活用できます。

エクセルは「自由に作りこめる管理表」を作成したい方に向いています。

スプレッドシートのメリット

スプレッドシートのメリットは、主に以下2点です。

• インターネット環境があればどこでも編集・共有できる
• 誰でも操作しやすい設計

ファイルはGoogleアカウントがあれば無料で作成でき、パソコンはもちろんスマートフォンやタブレットからもアクセスできます。リアルタイムで反映されるため、チーム全体で同じ在庫状況をすぐに確認できます。

たとえば、店舗と倉庫が離れていても、常に最新在庫データの共有が可能です。

さらに、自動保存機能もあり、入力ミスによるデータの消失を防げます。スプレッドシートは「チームで手間なく在庫を管理したい方」におすすめです。

在庫管理表を作る際は、見た目や項目を整えるだけでなく、スムーズに使い続けられるしくみを整えておくことが大切です。

準備をせずに使い始めると、更新ミスやデータの破損など、あとから大きなトラブルにつながるおそれがあります。

たとえば、以下のような注意点があります。

• 入力や更新のルールを決めておく
• データ量が増えたら、月ごとや商品ごとに分割して整理
• 上書きや削除のミスを防ぐために、定期的にコピーを保存
• スプレッドシートを使う場合は、編集権限や共有範囲を細かく設定
• セキュリティ対策として、ログイン制限や履歴の確認も意識

在庫管理表を効果的に使い続けるには、「作る前の準備」と「使ったあとの管理」の両方が欠かせません。長く使える表を目指して、運用の土台から整えていきましょう。

エクセルの在庫管理表は、大きく「単票タイプ」と「在庫移動表タイプ」に分けられます。

• 単票タイプの在庫管理表
• 在庫移動表タイプの在庫管理表

それぞれの作り方を、具体例も交えて紹介します。

単票タイプの在庫管理表

単票タイプの在庫管理表は、特定商品の在庫の動きを把握したい場合に向いている在庫管理表です。

1つの商品の入庫数、出庫数、在庫数、在庫チェックをした担当者名などを1つの在庫管理表にまとめ、管理します。

在庫移動表タイプの在庫管理表

在庫移動表タイプの在庫管理表は、複数商品の在庫を一覧で把握したい場合に向いている在庫管理表です。目当ての商品を見つけやすく、よく似た複数の商品の状況を簡単に比較できることもメリットです。

ただし、単票タイプに比べて記載できる情報量に限りがあるため、別途商品ごとの在庫管理表を作成しなければならないこともあります。

1枚のシートに記載される情報が多く視認性が悪い場合は、「入庫」「出庫」などのプロセスでシートを分けるのもおすすめです。

プロセスごとにシートを分けることで、情報を入力する場所がわかりやすくなり、人的ミスも削減できます。

在庫管理表に決まったフォーマットはありません。商品の特徴や自社の業務特性などにしたがって記載項目を決める方法で問題ありませんが、下記は最低限入れておきたい項目です。

• 日付
• 商品番号
• 商品名
• 数量
• 再入荷の要否
• 金額
• 保管場所

それでは、詳しく見ていきましょう。

日付

入庫日、出庫日など、在庫に動きがあった日付を入力します。

商品番号

英字や数字を用いた任意の番号を、商品ごとに割り振ったものが商品番号です。同じ形で色やサイズにバリエーションがある場合など、類似した商品を区別する際に役立ちます。

商品名

商品番号とあわせて商品名も記入することで、よりスピーディーな商品情報の把握が可能です。

数量

入庫数、出庫数、在庫数（入庫数－出庫数）を日々記録します。これにより、商品の不足をいち早く予見し、最新の在庫から出庫可能な数量を速やかに判断できます。

再入荷の要否

数量の項目の近くに、「再入荷の要否」を記入できる欄を設けましょう。適正な在庫数を割っていれば、再入荷の判断をする必要があります。

金額

在庫管理表には、商品の単価も記載すると便利です。これにより、売上全体に占める各商品の売上高も把握できます。

保管場所

倉庫が広い場合や、商品が倉庫内を移動している場合など、商品が現在保管されている場所の把握が難しくなることがあります。そのため、保管している場所も随時記載しておくことが必要です。

在庫管理表では限界があると感じたら、在庫管理システムの導入を検討するタイミングです。

表計算ソフトでは、在庫のリアルタイム反映や複数人での同時操作が難しく、ミスや手間が増える原因になります。

たとえば、商品点数が増えたり、店舗・倉庫ごとの在庫をまとめて把握したい場合は、システムによる一元管理が効果的です。自動更新や通知機能、分析レポートなどを活用することで、業務の負担を大きく減らせます。

自社に合った方法を見極めたい場合は、物流代行サービス　スクロール３６０に相談するのもひとつの方法です。

在庫管理は、継続が何より重要です。見やすく、使いやすい在庫管理表を作り、関係者全員での管理を継続できる状態にする必要があります。

在庫管理に対する意識が高まり、さらに管理の品質を上げたいときや、エクセル管理がうまくいかないときは、システム導入が有効な手段となります。

在庫管理に課題をお持ちの際には、豊富なノウハウを持つスクロール３６０にお気軽にお問い合わせください。